#GTD®; 3er paso

GTD ®; 3er paso “organizar”

1.064 palabras (3 min 21 segundos)

Aprende a liberarte del estrés con GTD®” de José Miguel Bolivar (@jmbolivar) empieza así la explicación detallada de este paso:

Organizar mejor es trabajar mejor

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El segundo y tercer paso están íntimamente relacionados y se hacen prácticamente a la vez organizando en contenedores de naturaleza homogénea los elementos que se obtienen del procesamiento o aclarado de las cosas de las bolsas de entrada. Es imprescindible una lectura pausada y concentrada del extenso apartado que José Miguel Bolivar dedica a este paso, de cuya aplicación práctica a mi casuística profesional y personal obtengo estos contenedores:

Aquellas cosas que NO requieren una acción:

  •  Eliminar; sin más… a las diversas papeleras (Windows, correo electrónico, papelera física, destructora de papel,… para no ver más).
  •  Archivar; para consultar en alguna ocasión, si se da esa necesidad, por lo tanto recuerda que “el archivo no se revisa“:
    •  Archivo categorizado de carpetas con correos electrónicos: Cada cual puede adaptarlo a su casuística profesional/personal. Es necesario que el programa gestor de correos electrónicos sea ágil en las búsquedas, tanto en una carpeta concreta como en todas.
      • Ámbito profesional: por tipología (reclamaciones, manuales, quejas, pedidos, proveedor, certificaciones, informes, etc….).
      • Ámbito personal: facturas, manuales, seguros, contratos, etc…
    •  Contactos en mis cuentas de correo electrónico, con lo que son fácilmente sincronizables con mis smartphones.
    • Archivo digital (evitad el síndrome de Diógenes), con replica en la nube. O directamente en la nube. Atención a aquellos CD’s/DVD’s que andan revueltos, ahora es el momento de ordenarlos junto al archivo físico.
    •  Archivo físico; aquello que es imprescindible tener en papel; contratos, escrituras, escritos oficiales, etc…
    •  Favoritos para navegar por internet (en estructura de árbol; y asegurad que realizáis copia de seguridad de los mismos).
  • Incubar (término nuevo y clave en GTD®, y que supone un cambio de mentalidad): “Incubar significa posponer la decisión de hacer o no hacer algo con ellas” además de que “Incubar bien conlleva revisar“.
    • Ámbito profesional: utilizo Outlook, indicando la periodicidad así como el número de elementos existentes en cada contenedor;
    • Ámbito personal: utilizo OneNote;
      • Esta semana NO: frecuencia de revisión semanal, el domingo de cada semana.
      • Algún día / Tal vez:
        • Vivienda: frecuencia de revisión mensual el 1 del mes.
        • Libros a leer: frecuencia de revisión; cuando se está cerca de terminar un la lectura de un libro.
        • ONG: frecuencia de revisión bimestral; el día 15 del mes par.
        • Otros: por determinar, con frecuencia de revisión mensual el 1 del mes.

José Miguel Bolivar (@jmbolivar) continúa indicándonos qué hacer con las cosas que si requieren acción pero teniendo en cuenta que “requiere acción cuando se cumple al menos uno de estos criterios:

  • Tiene fecha límite objetiva.
  • No hacer nada al respecto antes de la próxima revisión semanal tendrá consecuencias indeseables.
  • Existe un compromiso personal firme e irrevocable por hacer algo al respecto antes de la próxima revisión semanal.”

Reitero lo indicado por el autor, pues en el diagrama de flujo expuesto anteriormente este es el punto que nos hace eliminar, archivar o incubar (y en este último caso revisar con una frecuencia como mínimo semanal para algunos contenedores) en caso que no se requiera acción, o por el contrario delegar, hacer o aplazar (y en este último caso, contextualizar para posteriormente hacer) en caso que se si se requiera acción sobre una cosa ya procesada.

Aparece un contenedor nuevo que da cobertura a los proyectos, pues tal y como vimos, éstos son un conjunto de acciones, y debemos de tenerlas asociadas a cada proyecto, así como con la documentación necesaria para ello. En mi caso, me apoyo en Outlook para organizar este contenedor en el ámbito profesional, y OneNote en el ámbito personal;

Continuamos con aquellas cosas que SI requieren una acción:

  • Delegar; acciones que aunque las deleguemos, tenemos que realizar un seguimiento de las mismas, y se introducen en el contenedor “A la espera” con revisión semanal. Utilizo Outlook en el ámbito profesional e indico el día de la semana que toca la revisión así como el número de elementos que existen en el contenedor:
  • Hacer: muy importante, aquella acción que tardemos menos en hacerla que en organizarla, se hace y punto… y no precisa de contenedor alguno.
  • Aplazar; para hacer a continuación, cuando los contextos y fechas objetivas nos lo indiquen. A mi juicio, es el apartado más importante, por lo que prestemos atención:
    • Si la acción SI tiene fecha objetiva, es decir; si nos imponen una fecha por parte de otros o circunstancias, en tal caso:
      • Lo introduzco en el calendario, que reviso diariamente con una vista semanal/quicenal;
      • Y en caso que tenga una fecha que me impida el comienzo de la misma, he creado el contenedor para realiza un seguimiento denominado “Pendiente fecha comienzo” de revisión quincenal también en Outlook, aunque también dejo ya introducida en el calendario la misma, pero con un color diferente para advertir que aún no está en disposición de realizarse (siempre que sea posible).
    • Si la acción NO tiene fecha objetiva; hemos de incluirla en un contenedor para hacerla cuando el contexto me lo permita, y esto es un nuevo concepto que nos permite distribuir las acciones en contenedores manejables. Los contextos son:
      •  Herramientas; necesarias para realizar la acción (teléfono, e-mail,…).
      •  Persona necesaria; colaborador, cliente, etc….
      •  Circunstancias;
      • Y además, para tener aún más criterios objetivos, se utilizan, sólo cuando sean necesarios, los pseudocontextos:
      •  Tiempo; necesario para realizar la acción (poco o mucho).
      • Energía; necesario para realizar la acción (poca o mucha).
        • En mi caso, y dado que en ámbito profesional la utilización de Outlook es necesaria, he creado un contenedor que se denomina “Hacer”, y donde categorizo los elementos con los contextos y pseudocontextos, lo que me permite filtrar de manera adecuada las acciones según me encuentre en dichas circunstancias.

Captura

Extraigo un fragmento del libro de José Miguel Bolivar que sintetiza muy bien lo visto hasta ahora, y el fundamento de su obra; “Si tienes que hacerlo necesariamente tú (ya que en caso contrario deberías de haberlo delegado) y tienes que hacerlo antes de una fecha objetiva (o no estaría en la agenda/calendario), ¿qué ganas no haciéndolo ya y dejándolo para más adelante, aunque quede mucho tiempo aún para llegar a esa fecha? La respuesta es sencilla: sólo ganas estrés“.

En el próximo post; “evaluar o reflexionar“; el 4to paso de GTD®

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