Trabajar sin conexión en el e-mail; evita interrupciones

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Parece una paradoja, pero no lo es, y es que en un entorno laboral donde necesitamos estar permanentemente conectados en red, donde el trabajo colaborativo gana día a día al trabajo individual, se hace necesario poner límites a una de las interrupciones que más costes generan en las empresas; el continuo chequeo del correo electrónico. Son muchos los “gurús” de la productividad que nos han advertido de ello, pero ahora toca actuar y utilizar de manera correcta el correo electrónico.

Obviamente, no podemos dejar de estar conectados a la red, máxime cuando cada vez más aplicaciones necesitan interaccionar con los servidores adecuados para su correcto funcionamiento (aprobación de facturas, telecontrol y telemando, control técnico, etc…), pero dichas aplicaciones no suelen bombardearnos con continuas entradas, situación que si sucede con el correo electrónico. Da la impresión que el trabajador que contesta de manera inmediata a un e-mail recibido en ese momento es que está trabajando, y precisamente lo que demuestra es que o NO tiene nada que hacer, o NO está haciendo lo que debía (me inclino más por esta opción),… ¿Te imaginas bajar cada 5 minutos al buzón de correos de tu apartamento para recoger el correo postal?. Además, tenemos la necesidad imperiosa de conocer en cada momento que e-mail’s recibimos lo que nos provoca interrupciones y distracciones que dan al traste con la tarea que en ese momento pretendemos terminar… y ello contribuye a entrar en un círculo de estrés por la acumulación y no finalización de tareas.

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Hay solución; realiza un uso correcto del e-mail, y para ello aconsejo de una manera absoluta que trabajes desconectado durante la realización de tus tareas, y que sólo a intervalos determinados (cada 2 ó 3 horas) realices un chequeo del e-mail.

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Outlook, por ejemplo, te lo permite con esta opción, que puedes incluir en el menú de tareas rápidas como es mi caso, y de esta manera siempre lo tienes accesible, pero ¡ojo con las tentaciones!:

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¡Atrévete! y actívalo, te aparecerá este mensaje en la parte inferior:

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Te adjunto extracto de este post de Francisco Sáez al respecto que me ha parecido concluyente al respecto (el subrayado es aportación propia):

Gestionar el correo electrónico para que no te interrumpa es muy fácil porque, al ser un medio de comunicación asíncrono, nadie tiene por qué esperar que contestes enseguida(1), ni siquiera en el mismo día.

  • Limita el acceso al correo electrónico a dos o tres veces al día. El resto del tiempo, tenlo apagado.
  • Silencia los sonidos de notificación de emails en todos tus programas de correo; en ordenadores, smartphones y tabletas.
  • No compruebes el correo al principio de tu jornada; hazlo después de completar tu tarea más importante. ¿Y si hay alguna urgencia? No las habrá; rara vez encontrarás algo que no pueda esperar hasta las 11 de la mañana.

(1); este punto es clave; todos deberemos ser conscientes que si necesitamos algo urgente, avisemos por otros medios (p.e.; una breve comunicación telefónica).

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Una aclaración; lo dicho anteriormente no aplica para aquellos trabajadores que mediante el chequeo continuo del e-mail proceden a generar órdenes de trabajo, revisión de reclamaciones, etc…

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