El management del siglo XXI (Peter Drucker) (Cap 5 y 6)

CAP 5: LA PRODUCTIVIDAD DEL TRABAJADOR DEL SABER

Es muy importante saber distinguir al trabajador del saber o del conocimiento, del trabajador manual, predominando el primero en nuestras organizaciones. “Son 6 los principales factores que determinan la productividad del trabajador del saber:”

  • Deben gestionarse a si mismos, por lo que precisan de autonomía.
  • ¿Cuál es la tarea?; esta es la pregunta que debe hacerse de manera continua el trabajador del saber, que determina la productividad.
  • La formación y un aprendizaje continuos son parte del trabajador.
  • La innovación continua forma parte de trabajo.
  • La calidad del trabajo realizado tiene que ser igual de importante que la producción de trabajo.
  • El trabajador del saber es más un activo que un coste. Retención del talento.

CAP 6: LA GESTIÓN APLICADA A UNO MISMO

“Cada vez serán más las personas en la población activa -y en la mayoría de los trabajadores del saber- que tendrán que GESTIONARSE A SÍ MISMOS. Tendrán que situarse allí donde puedan hacer la mayor aportación; tendrán que aprender a desarrollarse. Tendrán que aprender a seguir jóvenes y mentalmente activos durante una vida laboral […] Tendrán que aprender cómo y cuándo cambiar lo que hacer y cuándo lo hacen.”

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El management del siglo XXI (Peter Drucker) (Cap 3 y 4)

CAP 3: EL LIDER DEL CAMBIO

  • “No se puede gestionar el cambio. Sólo se puede ir por delante de él.”
  • “Por lo tanto, para un equipo gestor es un reto fundamental del siglo XXI que su organización se convierta en líder del cambio”.
  • Medidas para el cambio:
    • Primero: “abandonar el ayer”… es un lastre para liderar el cambio.
    • Segundo: “mejora organizada (kaizen)”… mejora sistemática y continua.
    • Tercero: “explotar el éxito”… y no centrarse continuamente en los problemas.
  • Crear el cambio: “[…] incorporar a la empresa una política sistemática de INNOVACIÓN; es decir, una política encaminada a crear el cambio”.
  • Las pruebas piloto: necesarias con las nuevas opciones a considerar.
  • Cambio y continuidad: “Sobre todo, es necesario que haya continuidad respecto a los principios fundamentales de la empresa: su misión, sus valores, su definición del rendimiento y resultados”.
  • Forjar el futuro: “Los cambio de rumbo tienen que adaptarse a las certidumbres”.

CAP 4: LOS RETOS QUE PLANTEA LA INFORMACIÓN.

  • “Los ejecutivos tienen que aprender dos cosas:
    • a ELIMINAR los datos que no son pertinentes para la información que necesitan y
    • a organizar los datos, analizarlos e interpretarlos y luego concentrar la información resultante en la adopción de MEDIDAS.”

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El management del siglo XXI (Peter Drucker) (Cap 1 y 2)

Partiendo de la base que a Peter Drucker se le lee, se le relee, pero no se le resume, en las siguientes entradas del blog sólo me limito a extraer lo que a mi juicio es más relevante de los capítulos de dicho libro, siempre bajo mi punto de vista (influenciado por mis circunstancias profesionales y personales), y con el objetivo de animarte a su interesante lectura si eres un profesional donde la gestión es tu mayor responsabilidad y reto.

CAP 1: LOS NUEVOS PARADIGMAS DE LA GESTIÓN

  • El interés y la responsabilidad de la gestión es cualquier cosa que afecte al rendimiento de la institución y a sus resultados, tanto en el interior como en el exterior, tanto si están bajo el control de la institución o totalmente fuera de él.”
  • No se “gestiona” a las personas. La tarea es liderar a las personas. Y la meta es hacer que las cualidades y el saber específico de cada individuo sean productivos.”
  • “La gestión […] tendrá que basarse cada vez más en el supuesto de que ni la tecnología (considerada como propia de nuestra actividad) ni el uso final (de dicha tecnología) sirven como fundamento de la política de gestión.”. Por tanto, hemos de ser conscientes de la interacción con otros sectores y viceversa.
  • “Los fundamentos (de la gestión) tienen que ser los valores del consumidor (cliente, usuario,…) y las decisiones del consumidor en cuanto a la distribución de sus ingresos disponibles.”
  • “(La gestión) tiene que abarcar el proceso entero, centrarse en los resultados y en rendimiento de toda la cadena económica.” Por tanto, hay que tener presente toda la cadena productiva, tanto interna como externa.

CAP 2: ESTRATEGIA: LAS NUEVAS CERTIDUMBRES

  • “[…] la demografía y, sobre todo, con la caída de la tasa de natalidad en el mundo desarrollado. De todos los cambios, éste es el más inesperado y el único que no tiene precedente alguno”.
  • “[…] aprender a basar la estrategia en conocer y adaptarse a las tendencias en la distribución de la renta disponible y, sobre todo, a cualquier cambio en esa distribución.”
  • Importancia de las fluctuaciones del valor de las divisas, dado lo globalizado de los mercados.
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El último paso es el primer paso en GTD®

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Después de 3 años utilizando GTD®, el último paso del método (Hacer) se convierte inevitablemente en el primer paso, en el paso más importante, en el paso que realizado correctamente muestra la madurez del sistema y por tanto te permite avanzar cada vez más y más rápido, lo que posibilita realizar más actividades y por supuesto; mantener el estrés a raya… de eso se trata ¿no?.

Si ya tenemos totalmente interiorizados los 4 primeros pasos de GTD®, los cuales ya realizamos de manera automática, hemos de contribuir a potenciar que se den las condiciones idóneas para el trabajo por contextos, tenemos que participar activamente en contribuir a que esas condiciones que favorezcan un entorno adecuado para hacer,… ese es el éxito del sistema; conseguir hacer acciones, y cuantas más, mejor,… seremos más productivos, y lo que es más importante, dispondremos de más tiempo para nosotros mismos.

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Ánimo, tu puedes… será una buena señal de la madurez de tu sistema.

Imágenes obtenidas de http://www.morguefile.com

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2 años, 2 meses y 2 días; #GTD la gran aventura

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Fue a comienzos de agosto de 2.015 cuando decidí explorar que era eso de “GTD”, y me lance al interior de “Aprende a liberarte del estrés con GTD” de @jmbolivar. Uno no se pone a leer este tipo de lecturas si no tiene una necesidad imperiosa de reducir su estrés, de dejar atrás esa sensación de llegar tarde a todo y con todos, en definitiva de mejorar la productividad… Y eso que la crisis ya llevaba castigándonos unos años y la actividad estaba ralentizada.

La sensación de tenerlo todo bajo control es el mayor logro de implementar esta forma de organización, que se confirma cuando tras un periodo de máxima actividad como puede ser un viaje de trabajo de 4 días en el extranjero, un curso intensivo de 5 días, 2 días de congreso, etc… donde además de esa actividad extra tienes que seguir prestando atención al día a día de tu trabajo, y de tu vida personal, posteriormente a esa actividad extra todo sigue bajo control.

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Si tuviese que incidir que aspectos son los más críticos para que nuestro sistema organizativo no acabe por naufragar, tiene que ser de manera sesgada en tanto saca a la luz los puntos débiles del interesado que pueden o no coincidir con los tuyos, pero quizás muestran lo que nos ocurre a la mayoría, y os cuento las que yo destaco:

  • Revisiones: Es la pieza angular del sistema, es lo que aporta la confianza en el sistema, sin revisiones el colapso del sistema está garantizado.
  • Hacer: después de tenerlo todo organizado, de saber qué y cuándo tenemos que hacer un acción por contexto y seudocontexto, la procrastinación nos hace no hacer… error,… haz cuando tienes que hacer, es el éxito del sistema.
  • Hábitos: decir no, capturar, procesar, definir el trabajo, revisar…. con el tiempo se convierten en actuaciones automáticas y por tanto ya tienes la seguridad que mucho de GTD hay ya en ti.

GTDistas, ánimo, que siempre se aprende de los errores y ésto nos permite perseverar en mejorar y corregir aquello que es mejorable (no olvides la perspectiva).

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In August of 2.015 I decided to explore “GTD”, and I launched inside of “Learn to release of the stress with GTD” of @jmbolivar. A person reads this type of readings if he has a need to reduce his stress, to leave behind the feeling of being late to everything and with all, to improve productivity.

The feeling of having everything under control is the greatest achievement to implement this form of organization, which is confirmed when after a period of maximum activity such as a 4-day work trip abroad, an intensive course of 5 days, 2 days of congress, etc … where in addition to that extra activity you have to continue paying attention to the day to day of your work, and your personal life, after that extra activity everything is still under control.

Inciding that aspects are the most critical for our organizational system does not end up being shipwrecked, it will be biased as it shows the weaknesses that may or may not coincide with yours, but show what happens to most, and I tell you the which I highlight:

  • Revisions: It is the cornerstone of the system, it is what brings the confidence in the system, without reviews the collapse of the system is guaranteed.
  • Do: after having everything organized, knowing what and when we have to do an action by context and pseudocontext, procrastination makes us do not … error, … do when you have to do, is the success of the system.
  • Habits: say no, capture, process, define work, review …. over time they become automatic actions and therefore you already have the security that much of GTD is already in you.

I encourage you to always learn from mistakes and this allows us to persevere in improving and correcting that which is possible (do not forget perspective).

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Trabajar sin conexión en el e-mail; evita interrupciones

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Parece una paradoja, pero no lo es, y es que en un entorno laboral donde necesitamos estar permanentemente conectados en red, donde el trabajo colaborativo gana día a día al trabajo individual, se hace necesario poner límites a una de las interrupciones que más costes generan en las empresas; el continuo chequeo del correo electrónico. Son muchos los “gurús” de la productividad que nos han advertido de ello, pero ahora toca actuar y utilizar de manera correcta el correo electrónico.

Obviamente, no podemos dejar de estar conectados a la red, máxime cuando cada vez más aplicaciones necesitan interaccionar con los servidores adecuados para su correcto funcionamiento (aprobación de facturas, telecontrol y telemando, control técnico, etc…), pero dichas aplicaciones no suelen bombardearnos con continuas entradas, situación que si sucede con el correo electrónico. Da la impresión que el trabajador que contesta de manera inmediata a un e-mail recibido en ese momento es que está trabajando, y precisamente lo que demuestra es que o NO tiene nada que hacer, o NO está haciendo lo que debía (me inclino más por esta opción),… ¿Te imaginas bajar cada 5 minutos al buzón de correos de tu apartamento para recoger el correo postal?. Además, tenemos la necesidad imperiosa de conocer en cada momento que e-mail’s recibimos lo que nos provoca interrupciones y distracciones que dan al traste con la tarea que en ese momento pretendemos terminar… y ello contribuye a entrar en un círculo de estrés por la acumulación y no finalización de tareas.

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Hay solución; realiza un uso correcto del e-mail, y para ello aconsejo de una manera absoluta que trabajes desconectado durante la realización de tus tareas, y que sólo a intervalos determinados (cada 2 ó 3 horas) realices un chequeo del e-mail.

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Outlook, por ejemplo, te lo permite con esta opción, que puedes incluir en el menú de tareas rápidas como es mi caso, y de esta manera siempre lo tienes accesible, pero ¡ojo con las tentaciones!:

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¡Atrévete! y actívalo, te aparecerá este mensaje en la parte inferior:

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Te adjunto extracto de este post de Francisco Sáez al respecto que me ha parecido concluyente al respecto (el subrayado es aportación propia):

Gestionar el correo electrónico para que no te interrumpa es muy fácil porque, al ser un medio de comunicación asíncrono, nadie tiene por qué esperar que contestes enseguida(1), ni siquiera en el mismo día.

  • Limita el acceso al correo electrónico a dos o tres veces al día. El resto del tiempo, tenlo apagado.
  • Silencia los sonidos de notificación de emails en todos tus programas de correo; en ordenadores, smartphones y tabletas.
  • No compruebes el correo al principio de tu jornada; hazlo después de completar tu tarea más importante. ¿Y si hay alguna urgencia? No las habrá; rara vez encontrarás algo que no pueda esperar hasta las 11 de la mañana.

(1); este punto es clave; todos deberemos ser conscientes que si necesitamos algo urgente, avisemos por otros medios (p.e.; una breve comunicación telefónica).

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Una aclaración; lo dicho anteriormente no aplica para aquellos trabajadores que mediante el chequeo continuo del e-mail proceden a generar órdenes de trabajo, revisión de reclamaciones, etc…

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365 días utilizando #GTD(r) y 2ª Relectura de “Productividad Personal”

Isla de la Palma, agosto de 2.014” asi termina su libro “Productividad Personal@jmbolivar… y asi comienzo este post;

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Costa Tropical, agosto de 2.016, magnífico tiempo con leve brisa de levante y 29 grados de temperatura, condiciones ideales para releer nuevamente “Productividad Personal” y a la vez hacer balance de 365 días utilizando #GTD(r). Era obligado acometer ambas acciones a la vez pues van de la mano y necesitaba que la puesta a punto de mi sistema tuviese una base teórica muy consistente, pues además de afianzar conceptos, se descubren matices que se pasaron por alto en anteriores lecturas y relecturas. Así mismo he releído las publicaciones que he realizado sobre #GTD(r) en este blog para detectar algún aspecto a modificar, pero me he llevado la grata sorpresa que en su días capté lo más relevante de los temas tratados en ellos.

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De la relectura he extractado los siguientes aspectos que considero necesario remarcar pues los considero claves para el sistema después de 365 días de aplicación del mismo:

  • Hábitos; es fundamental la adopción de los mismos pues son un comportamiento básico para dar estabilidad al sistema #GTD(r) (las interrupciones son uno de los mayores enemigos de los hábitos). He de reforzarlos para que mi sistema siga siendo fiable, pues algún que otro malfuncionamiento del mismo se ha debido a una falsa apreciación de que el hábito estaba firmemente asentado. Entiendo que son difíciles de adoptar en determinados ambientes laborales donde no se valoran los sistemas de productividad personal, pero observo un cambio en las organizaciones al respecto.
    • “Por tanto, en el trabajo del conocimiento, una persona eficaz es aquella que ha desarrollado los hábitos que le permiten tomar buenas decisiones de forma sistemática”.
  • Memoria; la denominada a corto plazo nos jugará algún que otro contratiempo, por lo que el hábito de capturar en #GTD(r) es fundalmental y no debemos de relajar su aplicación. Vaciar la mente es un proceso necesario, y en modo alguno podemos prescindir del mismo, y para ello hay que mover y NO copiar.
  • Trabajo del conocimiento; aprovecho cuando las circunstancias en determinados foros/reuniones/charlas me lo permiten introducir este concepto básico si queremos entender la productividad personal en el s. XXI, pues dicho trabajo no es evidente, es difícil decidir cuando está terminado y siempre nos queda alguno por hacer (aprendamos a convivir con ello), por ello extraigo del libro de @jmbolivar estos acertados pasajes para meditar sobre los mismos;
    • “El trabajo del conocimiento conlleva un nuevo tipo de trabajo adicional, que es definir el trabajo. La definición del trabajo y la ejecución del trabajo son actividades muy distintas y, por tanto, no tiene sentido mezclarlas”.
    • “Si “decidir bien” es el 50% de la mejora de la productividad personal, “hacer bien” es el otro 50%”.
  • Procesar; es convertir las cosas que hay en las bolsas de entrada en algo con lo que podamos trabajar… y aplicar de manera estricta el diagrama de flujo. Es un aspecto en el que he observado campo de mejora por mi parte.
  • Revisar; para mí, es el concepto clave para dar estabilidad al sistema, es fundamental integrar en el mismo el hábito correspondiente.

Resumiendo, después de un año utilizando #GTD(r), no puedo pasar sin él… y gracias a dicho sistema he podido adaptarme a mis nuevas responsabilidades profesionales y mejoras aspectos personales, por lo que animo a todo aquel que quiera mejorar su productividad personal a implementar  este sistema. Además de las publicaciones de David Allen, no os faltarán recursos en la red a través de mis “maestros” ; , ,  , , ,

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Jefes y David Allen en “Ser feliz en Alaska” (Rafael Santandreu)

Durante la amena lectura del libro “Ser feliz en Alaska”, de Rafael Santandreu, he encontrado una referencia no menos curiosa a David Allen, algo que consiguió dibujarme una sonrisa de asombro, pues en una obra como la indicada que trata de la psicología cognitiva no me lo esperaba. Y ello me sirve de excusa perfecta para aprovechar estos días de vacaciones estivales y retomar nuevamente las publicaciones en el blog, pues he de reconocer que las nuevas responsabilidades profesionales me han impedido compartir nuevos post’s, pero han supuesto una prueba de fuego para mi sistema #GTD a consta de reforzar mis puntos débiles del sistema que dejo para otro post.

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Rafael Santandreu nos marca los pasos de aprendizaje para conseguir una fortaleza emocional óptima basándose en la psicología cognitiva:

  • “Orientarse hacia el interior (buscar el bienestar dentro de uno).
  • Aprender a andar ligeros (saber renunciar a todo).
  • Apreciar lo que nos rodea (aprender a apasionarse por la vida).”

Y para este post destaco lo referente a los “jefes”, pues aquellos que tenemos que llevar esa denominación en nuestras espaldas debemos de contribuir a mejorar la acepción de dicha palabra en el entorno laboral.

 “Asimismo, sería genial mejorar el orden, teniéndolo todo en carpetas bien claras. Un día de éstos te daré una formación sobre el libro Organízate con eficacia de David Allen y ya verás qué fantástico es llevar la agenda al día”.

Para Rafael Santandreu, o al menos así lo interpreto yo, el jefe es un formador, un modelador, una persona capaz de ilusionar a las personas con las que diariamente interacciona y que están bajo su ámbito de responsabilidad. En dos sentidos:

  • “entrar en una dinámica de trabajo excelente”
  • “vivir implicado en algo hermoso”.

La excelencia es obligatoria hoy en día en un mundo tan globalizado y competitivo, y sin duda es necesario que la implicación del trabajador sea máxima, y para ello comparto la experiencia que indica Rafael Santandreu sobre la “media hora” diaria de intercambio, formación, discusión y exposición de ideas con los trabajadores de tal manera seremos “el jefe racional [que] se centra en lo positivo y es muy pedagógico”.

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Releer Productividad Personal; mi regalo de Reyes 2.016.

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Es obligado para aquellos que nos adentramos en GTD(r) releer a los clásicos, y que mejores fechas que las que disfrutamos ahora donde se invita a la lectura… Espero que José Miguel Bolivar (@jmbolivar) me disculpe por encuadrarlo ya como un “clásico”, pero hay que reconocer que en el s. XXI todo va más rapido, y si antes eran necesarios 20 años para convertirse en un clásico en determinada materia, ahora con 4 ó 5 años es suficiente; el tiempo que José Miguel Bolivar está adentrado en GTD(r) y lo ha terminado de materializar en su “manual“.

Juego con ventaja, lo reconozco, ya que entre la lectura inicial allá por agosto de 2.015, y la relectura de enero de 2.016 he conseguido:

Os adjunto las conclusiones de la relectura mencionada, que seguro serán diferentes para la próxima relectura que realizaré en verano de 2.016, cuando se cumpla (espero) un año de aplicación de GTD(r) por mi parte:

  1. @jmbolivar indica en la página 126 que “Aplazar es la clave de la eficiencia“, y para ello entiendo que hay que eliminar en el diagrama de flujo la casilla HACER (regla de los 2 minutos). Ya José Miguel Bolivar lo apunta en su libro, pero por respeto a la metología lo conserva, e igualmente @ajmasia invita en el taller práctico a ser muy críticos con su utilización.workflowgtd-3a
  2. Las revisiones; son para mí, y para todos, el “punto débil” cuando aplicamos esta metodología, y debemos ser conscientes que este paso es el armazón que permite mantener en pie el sistema, por tanto; REVISEMOSíndice
  3. REVISEMOS tal y como @jmbolivar nos indica en su blog pues al menos para mi, esta nueva forma se adapta mejor a las características de mi desempeño profesional.comprobando-el-inventario
  4. Los pseudocontextos (tiempo y energía) es mejor utilizarlos en combinación con los contextos únicamente cuando es necesario“, algo a lo que inicialmente no presté la atención necesaria, pero que ahora estimo necesario hacer (quizás por la experiencia acumulada).

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Os deseo un feliz y productivo año 2.016….

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Dedicatoria de @ajmasia, que motiva a seguir avanzando.

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Excelente experiencia; taller práctico GTD(r)

Excelente experiencia,… sin duda alguna… gracias a Antonio José Masiá (@ajmasia) y OptimaLab (@OptimaInfinito).

mark-516278_1920Es una suerte tener la oportunidad de disfrutar de un maestro como @ajmasia construyendo y explicando con todo lujo de detalles el workflow de GTD(r), incidiendo una y otra vez en aquellos aspectos en los que más erramos aquellos que nos iniciamos en esta metodología de organización personal (la revisión, como entender de manera correcta los contextos, la planificación, capturar, recopilar, acciones versus proyectos…). Además de esas explicaciones teórico-prácticas tan detalladas, se realizan de manera paralela ejercicios prácticos que nos muestran hábitos que es necesario desterrar de nuestro hacer cotidiano, es decir; desaprender. Para a continuación, aprender. Ejercicios sobre inventario de bandejas de entrada (prefiero denominar bolsas de entrada), un día cualquiera de alguno de nosotros, focalización de la atención, barridos mentales,… Uno de los ejercicios prácticos que más nos llamó la atención del taller es la confección de un organizador personal en baja tecnología; ¡pero que funciona a la perfección!… ya tendremos tiempo de pasar a la tecnología.

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La interacción con el resto de asistentes al curso enriquece y afianza aún más todo lo relacionado con esta magnífica metodología de organización personal. Los retos que se plantean para cada uno de nosotros, la ejercitación de determinados aspectos difíciles de asimilar de manera autodidacta pero que trabajados en grupo son facilmente incorporados a nuestra rutina personal y profesional.

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Una vez que la parte del control se domina, es decir; el workflow GTD(r), se hace preciso para completar la metología entender la importancia de la perspectiva. Perspectiva a largo, medio y corto plazo, perspectiva que tiene que ser capaz de dar el sentido a nuestra nueva metodología personal, que nos permitirá abarcar aún más retos personales y profesionales.

software-657188_1920Para seguir avanzando necesitamos de un concepto tan puro como la planificación natural, algo sencillo y a la vez capaz de desarrollar a través de dicha planificación cualquier proyecto, independientemente de su complejidad. Y si además lo aderezamos todo con una sobremesa agradable que nos hace más llevadera la intensidad del taller, afianzamos los conceptos que aún nos quedan dubitativos gracias a @ajmasia, y sus amenas explicaciones y experiencias profesionales.

 

Al final, se hizo corto tanto el taller como las sobremesas… por algo será. Gracias @ajmasia.

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